Expediente Continuo de Auditoria

Expediente continuo de Auditoria o Archivo permanente

El expediente continuo de auditoria (ECA) o archivo permanente es parte    fundamental en la planeación y seguimiento de una auditoria.

El archivo permanente de auditoría contiene aquellos papeles de trabajo que conservan su importancia por un periodo de tiempo más o menos largo y hacen referencia a la información general necesaria para el conocimiento de la entidad auditada.

Ø  El objetivo principal de preparar y mantener un archivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada año.

Ø  Documentar la auditoria sirve para:

ü  Planear y desempeñar la auditoria.

ü  Dirigirla y supervisarla.

ü  Tener registro de los asuntos importantes para futuras auditorias.

ü  Facilitar revisiones e inspecciones de control de calidad.

ü  Facilitar las inspecciones externas.

Ø  Información y evidencia relativa al periodo contable actualmente en revisión, cuyo objetivo es soportar las opiniones y declaraciones incluidas en el reporte de auditoria.

Ø   Información de importancia continua que puede ser actualizada en cada auditoria.

Ø  Información que normalmente no cambia de un año a otro y que por lo tanto, no requiere ser duplicada.

Contenido:

1.    Objetivos que cumple el archivo permanente:

v  Refrescar la memoria del auditor acerca de partidas aplicables en un periodo de varios años.

v  Proporcionar a los nuevos miembros del cuerpo de auditores, un breve sumario de las políticas y de la organización del cliente.

v  Conservar los papeles de trabajo correspondientes a partidas que muestren relativamente poco o ningún cambio, eliminando consecuentemente, la necesidad de su preparación año tras año.

2.     Información contenida en el archivo permanente o Extracto del acta constitutiva de la empresa.

v  Catálogo de cuentas, manuales de procedimiento y políticas contables establecidas.

v  Contratos de arrendamientos, participación de utilidades y bonificaciones.

v  Graficas de organización y alcance de la autoridad y responsabilidad de los funcionarios.

v  Extracto del acta de la asamblea de accionistas.

v  Análisis de cuentas (terrenos, capital social, pasivo a largo plazo).

3.    Toda esta información deberá ser cuidadosamente conservada por el auditor en el archivo permanente, de tal manera que pueda evitar una innecesaria repetición de trabajo durante auditorias subsecuentes.

Para que el archivo permanente cumpla con su objetivo, debe ser actualizado durante cada auditoria, se deberá tener un índice adecuado para permitir una rápida referencia.

4.    El proceso de integración del expediente continuo de auditoría se inicia desde la etapa de planeación de la auditoría, al obtener información general sobre las características de la organización, funciones, procesos, sistema legal, fiscal y de información.

Además de la información anterior, deben incorporarse tanto los objetivos de la auditoría como el programa específico de revisión, el marco conceptual y el cronograma de actividades.

5.     Independiente a las necesidades de cada organización, se sugiere:

v  Planear con oportunidad el lugar de conservación durante el tiempo que sea necesario.

v  Implantar políticas y procedimientos para un mejor orden y salvaguardia de los papeles de trabajo.

v  Elaborar una cédula que indique las diferentes secciones de su contenido.

v  Integrar la información en secuencia cronológica conforme ésta se va recopilando.

v  Utilizar el número de carpetas acorde al crecimiento de la información, tanto en número de secciones como en volumen.

6.    Proceso de integración del expediente contínuo de auditoría

• Para la conservación de los papeles de trabajo del archivo permanente conviene utilizar una carpeta que permita su crecimiento, tanto en número de secciones como en volumen.

• Al inicio de la carpeta debe existir una cédula que indique las distintas secciones que comprende, cuya documentación deberá estar ordenada cronológicamente.

7.    Secciones del expediente contínuo de auditoría o archivo permanente.    

·         Organización

·         Actas

·         Manuales de organización y procedimientos

·          Organigrama

·          Objetivos y funciones de la operación

·          Descripción de puestos

·          Procedimientos

·         Antecedentes de la operación

·          Historia de la dependencia o entidad

8.     Sistema de información y control

·         Formatos y reportes

·          Estadísticas

·          Análisis FODA.

·          Sistema legal, fiscal y contable

·          Régimen legal,  Régimen fiscal.

·          Sistema contable

9.    Contratos (copia o extractos).

·         Servicios            

·          Compra            

·          Arrendamiento   

·          Financiamiento

·          Asistencia técnica

·          Comisión

·          Concesión.

·          Auditoría Objetivos

·          Programa de trabajo

·          Marco conceptual

·          Cronograma de actividades

·          Informes de resultados

·          Seguimiento de las recomendaciones.

CIRCULARIZACIÓN

En auditoría, prueba que valida las transacciones y los saldos que aparecen en las cuentas de la sociedad con terceros, mediante el envío de cartas solicitando la corroboración de la información según aparezcan o no estos saldos en la contabilidad de los terceros.

http://www.economia48.com/

Memorándum Descriptivo o de Auditoria

El memorándum de auditoría, también conocido como memo, es un documento que sirve para informar brevemente al personal de una empresa, institución pública, privada u oficina de gobierno, los asuntos de índole administrativo con respecto a la revisión que se realizará.

Generalmente es un escrito que se elabora de forma impresa y en tamaño media carta, aunque puede hacerse también en carta completa, éste no tiene un formato preestablecido pero puede llevar membretada la leyenda memorándum, sin que esto sea obligatorio.

Se utiliza para dar a conocer información importante al personal, como pueden ser indicaciones, avisos, recomendaciones, o cualquier otro que la empresa considere importante comunicar sobre el proceso de auditoría.

El contenido de un memorándum de auditoria puede variar según el tipo de empresa, el objetivo  de la misma  y el alcance que  se desea obtener en  ésta.

Las partes que debe incluir un memorándum de auditoría sirven para brindar información clara sobre los procedimientos a seguir dentro del programa de auditoría, como son:

·        Nombre(s) o departamentos de a quien se dirige.

·        Fecha.

·        Asunto

·        Nombre(s) o departamentos remitente(s).

·        Firma(s).

Ejemplo de memorándum de auditoría:

Memorándum: 0583/12.
C.P. Mario Avendaño Enriquez
Gerente Compras
Presente.

México, D.F., a 10 de noviembre del 2012.

Quien suscribe Héctor Sandoval Núñez hago de su conocimiento que se llevará al cabo la próxima auditoría del departamento que tiene a su cargo, la cual se realizará a partir del día 15 de noviembre del año en curso y que abarca el año contable 2010-2011.

Por lo que le solicito que tome las acciones necesarias para que el proceso de revisión pueda llevarse a cabal satisfacción, así como que preste todo el apoyo necesario a la empresa auditora para que pueda cumplir con su cometido en óptimas condiciones.

Cordialmente

Lic. Alejandro Medina Orozco
Director de Finanzas

Fuentes electrónicas:

Http://www.economia48.com/, consultado el 05/12/2016.

Http://documents.mx/documents/expediente-continuo-de-auditoria.html, consultado el 05/12/2016.

www.ejemplode.com/11escritos/2462ejemplo_de_memorandum_de_auditoria.htmlconsultado el 05/12/ 2016.